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ゼロックス-ビジネスのお役立ち情報


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xerox(ゼロックス)はアメリカ発の会社ですが、日本の富士ゼロックスは、もともとイギリスのランク・ゼロックス社と富士写真フイルムとの合弁会社からスタートしています。

2018年1月には、富士ゼロックスがアメリカのゼロックス社を買収し、経営統合することが発表されました。
業務の効率化や、これから本格的になってくるペーパーレス化に備えてサービスを創造していくことが期待されます。

とはいえ、コピー機、ファックス、複合機などはこれからも活躍の場があって、機能や性能がさらに高度になっていくことでしょう。

ここでは、日頃からお世話になっている公式サイトのお役立ちサービスなどをメモしておきます。

 

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ドライバーのダウンロード

端末を新しくしたりすると必ず必要になりますので、機器名から検索して使っています。

http://www.fujixerox.co.jp/download/

(参考)インストール方法の解説
https://www.fujixerox.co.jp/support/mf/ap4_c5575/contents/ap4_c5575_1600.html

 

エラーの時の対処

 

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エラーが出たら画面に対処法が表示されることが最近では多いかもしれませんが、エラーコードを表示する機種もあります。

そんな時に役立つのが、複合機やプリンターのエラーコード検索です。
http://www.fujixerox.co.jp/support/ersearch/

 

あまり知られていないゼロックスのサイトの便利サービス

 

そのほか、あまり知られていないゼロックスのサイトの便利サービス

「カラープリント素材集」の無料配布があります。

ダウンロードして、Wordなどで文字を入れたり、手持ちの写真を貼り付けたりした後、プリンターですぐに印刷すると、きれいな見栄えの印刷物ができあがります。

 

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富士ゼロックス公式サイトで、「サポート」という項目から入れます。

素材は次のような内容です。

ビジネスツール

カレンダー
伝言メモ
封筒・はがき宛名
名刺

 

販促チラシ・DM

教育・習い事
住宅・マネー
飲食・旅行
美容・健康
製造・小売
イベント告知(はがき)

 

社内掲示用ポスター

インフルエンザ予防
節電
ストレス解消

 

季節の挨拶

年賀状
クリスマスカード

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オフィス複合機を導入するメリット

オフィスのファックス、コピー機、スキャナー、白黒プリンター、カラープリンターなど、バラバラで設置していた入出力機器を1つにまとめられるのが複合機です。

複合機を設置すると、まず、いろいろな機器で占拠されていたスペースが開放されて、すっきりとします。また、複合機そのものもコンパクトです。

従来よりも低い温度で定着するトナーや原稿をLEDの光読み取るなど省エネ志向の機器が出てきていて、その1台だけを管理すればいいので、待機電力が減って消費電力が少なくなる可能性があります。

トナーカートリッジやドラムカートリッジ、用紙など消耗品の管理や電源の確保なども楽になります。

 

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また、オフィス機器特有の高速出力や原稿の高速読込、様々な綴じ方ができるフィニッシャーなどで、業務の効率とスピードアップが期待できます。

使用状況はレポートを表示・出力して管理できるので、TOC(トータル保有コスト)の削減が期待できます。

複合機をネットワークにつなげると、スキャンした文書を電子メールで複合機から直接送信したり、ネットワーク上のフォルダーに保存・共有できるので効率的です。
中には、OCR(光学文字認識)機能で読み込んだ紙の文字を電子化したり、WordやExcelに変換したりできる便利な機器もあります。

FAX送受信の頻度が落ちているオフィスも多くなりつつあって、ファックスを受信したことに気付きにくい状況が生まれやすくなっています。
複合機の中には、ファックスを紙で受信するのではなく、データのままで受信して共有フォルダに保存したり電子メールで配信したりできて、取りこぼすミスなどを防いでくれる機能をもつものもあります。

最近では情報漏洩対策もしっかり行う必要があって、情報の出口となる複合機にも様々な工夫が加えられています。

たとえば、

複合機が利用できる人をカードなどで制限することができます。

また、紙から情報が漏れるのを防ぐために、「秘」などのスタンプをつけたり、整理番号をつけたりできます。住民票のように背景に隠し文字を印刷して、コピーすると文字が浮かび上がらせるようにすることもできます。

機密文書を他人に見られたり、他の文書と混ざるのを防ぐために、プリントジョブを複合機に溜めておいて、パスワードで認証した時だけ印刷することもできます。

複合機本体での対策としては、ハードディスクに蓄積されるデータを上書き消去したり一括消去したりできる機種があります。
また蓄積する情報そのものを暗号化できるものもあります。
そうすることで、本体を搬出する時などにデータが流出するのを防ぐことができます。

ネットワークに接続する対策として、サーバーやクライアントPCと複合機との通信を暗号化(SSL)したり、必要のない端末から複合機への接続をブロックしたりできます。

 

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